Se ha comprobado que los procesos manuales son definitivamente inefectivos en momentos de crisis. Durante años, la digitalización ha sido considerada una estrategia opcional por muchas empresas, lo que causa una cadena de suministro desconectada entre los proveedores, compradores y los distintos puntos de colaboración.
Para muchas organizaciones, los procesos todavía son manuales en diferentes sistemas fragmentados, lo que resulta en flujos de trabajo ineficientes con tendencia a que surjan errores. Basarse en planillas Excel, mails y llamados telefónicos, lo que todavía ocurre en varias empresas, causa demoras, falta de cumplimientos y fricciones entre el comprador y el vendedor. El tiempo y los recursos que se pierden sincronizando conceptos simples como confirmación de órdenes de compra, negociación, formalidades de la documentación y aprobación de la facturación anula la flexibilidad y agilidad necesarias, costando millones.
Cómo ir mejorando la cadena de suministro
Siempre que existan procesos en papel o manuales, significa que existe falta de visibilidad, perdiendo oportunidades de aprovechar los datos en tiempo real que optimizan las decisiones y mitigan los riesgos. Esto ocurre especialmente durante crisis como la actual pandemia, donde se deben tomar decisiones rápidas y adaptarse a las nuevas necesidades y demandas de los clientes, complicando esta cadena de suministro.
La digitalización ahora es esencial para ser competitivos y eliminar fricciones. Con una red digitalizada como base, la cadena de suministro brinda un relevamiento de los riesgos más robusto que beneficia a todos los participantes:
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Flujo de trabajo y colaboración entre empresas en tiempo real
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Compartir pronósticos y confirmar la capacidad y detalles de la orden con los proveedores.
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Determinar la carga justa de capital en el proceso para mitigar los riesgos
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Identificar fuentes alternativas de suministro considerando las tendencias del performance.
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Coordinar los movimientos del inventario desde su origen a su destino final basándose en señales predictivas en tiempo real.
Acceso al capital
Eventos inesperados, riesgos e incertidumbres crean reacciones no programadas para las empresas. Esto resulta en situaciones problemáticas donde los proveedores pueden enfrentar falta de liquidez por créditos agotados, demora en pagos o cancelaciones de órdenes.
Los proveedores, buscando tener acceso al capital que necesitan para seguir operando o para la compra de materiales, pueden no contar con fondos o montos altos de préstamos. Los altos costos del capital terminan siendo volcados en el costo de los productos, bajando los márgenes. Un proveedor con falta de liquidez pone la satisfacción de los clientes en riesgo.
Asociarse con los proveedores puede ayudar a resolver los riesgos financieros, y garantizar una cadena de suministro saludable. En el mundo manual, las facturas pueden tomar semanas para procesarse y aprobarse, pero cuando las órdenes de compra, facturas y procesos están digitalizados se pueden hacer mantener al día. Si las condiciones de pago son a 30 días desde la aprobación de la factura, el proceso automático crea una venta de 29 días para obtener la financiación que necesiten.
Cuando el proceso está automatizado, los proveedores reciben el pago a tiempo y cuentan con la visibilidad del flujo de efectivo para planificar las operaciones acorde. De la misma manera, los financistas cuentan con visibilidad del mismo ecosistema digital, que permite inyectar capital en distintas etapas de la transacción. Durante un buen momento económico, cuando los proveedores cuentan con exceso de liquidez, pueden aprovechar el entorno digitalizado para ofrecer fondos a sus propios proveedores anticipadamente a cambio de un descuento y así recibir un mayor retorno en lugar de dejar el efectivo parado en un típico fondo de inversión.
Ocuparse del riesgo financiero ayuda a mitigar el riesgo crítico de los proveedores. En la medida que el comercio global crece y se vuelve más complejo, asociarse con los proveedores en programas como finanzas digitalizadas en la cadena de suministro es una de las pocas medidas consistentes y confiables que brinda dividendos, tanto para compradores como proveedores.
Columna redactada por Rubén Belluomo, gerente comercial Cono Sur de Infor. Conoce más artículos en la web de Zoom Tecnológico.
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