¿Cuál es la mejor manera de firmar electrónicamente un documento?
Claus Narr Rubio 
Una firma digital es análoga a la habitual manuscrita y se creó para identificar a una persona cuando trabaja con documentos. Existen diferentes tipos de firmas, pero en su mayoría consisten en una combinación de caracteres y contraseñas. Tienen las siguientes ventajas:
- La firma digital electrónica es única, no se puede falsificar.
- Con la ayuda de un programa de firma electrónica, el flujo de documentos y su firma se lleva a cabo en formato electrónico.
- Se requiere una firma digital electrónica para que una persona jurídica y un empresario privado trabajen en sistemas públicos online, como lo es la contratación pública estatal.
Debido al uso de cifrado, este tipo de firma está asegurada contra la falsificación y es más segura que una firma manuscrita.
Firma digital, ¿qué tipos existen?
Existen los siguientes tipos de firmas digitales:
- Una firma electrónica simple es un conjunto de datos cifrados específicos que se pueden utilizar para identificar a una persona. Se utiliza al ingresar recursos indefinidos en la red, así como para trabajar con bases de datos y firmar documentos enviados electrónicamente.
- Una firma electrónica avanzada colocada en una unidad USB sugiere la posibilidad de trabajar con documentos dentro de la empresa. Ayuda a acelerar el proceso de flujo de trabajo en la empresa, así como a interactuar rápidamente con los clientes de la empresa.
- Una firma electrónica calificada generada por medios criptográficos también se coloca en una unidad USB. Por el momento, esta es la versión más avanzada de la firma digital, que puede proporcionar una interacción rápida con los del gobierno. Además, con su ayuda, puede realizar transacciones para la compra de propiedades online y presentar informes a las autoridades fiscales.
¿Qué se necesita para obtener una firma digital?
Antes de obtener una firma digital, es necesario proporcionar información sobre la persona a cuyo nombre se emitirá. Luego, debe pasar por la identificación y enviar los documentos de respaldo.
La lista de documentos requeridos incluye:
- Solicitud;
- El pasaporte;
- Número de seguro de una cuenta personal individual.
¿Cuál es el período de validez de una firma electrónica?
Para una firma digital, generalmente se asume un período de un año, pero a veces puede ser más largo. Todo depende de la decisión de la autoridad de certificación. Siempre puede extender o renovar la validez de la firma electrónica digital.
Programas de firma digital
PandaDoc es una plataforma de firma digital que ayuda a crear documentos e incluye la informatización del flujo de trabajo. PandaDoc tiene un editor incorporado donde puede firmar documentos electrónicamente y enviarlos para su aprobación.
El editor PandaDoc crea documentos con plantillas y formularios incorporados y le permite crear facturas, contratos, cheques y documentos de marketing. El lado izquierdo del editor muestra el documento en el que está trabajando, el lado derecho contiene casillas para varias manipulaciones, donde puede cambiar el tamaño, color y fuente, imágenes, vídeos, tablas, listas de precios, casillas de verificación, fechas, etc.
Los documentos creados se almacenan en una lista, desde donde el usuario puede firmarlos y enviarlos al destinatario requerido. Después de editar un documento o cualquier nueva modificación con él, cambia su estado, que puede encontrar en el submenú “Estados”.
Además de la capacidad de firmar electrónicamente fácilmente los documentos necesarios, el servicio PandaDoc ofrece a los usuarios los siguientes beneficios:
- Una colección de plantillas de documentos listas para usar;
- Análisis y seguimiento de documentos;
- Integración con sistemas CRM populares;
- Trabajo en conjunto en documentos;
- Control de acceso de empleados.
Todo esto convierte a esta plataforma de firmas en uno de los servicios más convenientes de la actualidad.
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