8 tips para sacarle el máximo provecho a Workspace

El trabajo híbrido ya es una realidad para muchas personas y, aunque la transición hacia este modelo de colaboración puede llegar a ser una tarea titánica, existen ciertos consejos claves para hacer mucho más sencilla mediante Workspace.

Cambiar entre múltiples contextos de trabajo, ubicaciones y herramientas puede llegar a ser realmente complicado, a menos que vuelvas a la tecnología tu mejor aliada.

Por suerte, Google Workspace tiene varios tips para manejar mejor tu tiempo y productividad a lo largo del año. ¿Quieres conocerlos?.

Productividad y Google Workspace

1- ¿Sabías que puedes ver cuánto tiempo pasas en reuniones? 

El etiquetado por colores de Google Calendar te ayuda a entender cómo estás usando tu tiempo. Simplemente otorga una etiqueta a cada color, puede ser: “estrategía” al color verde, “reuniones de equipo” al color naranja y marca los eventos de tu calendario.

Automáticamente la herramienta Time Insights te dará una idea del tiempo que ocupas para cada categoría de actividad para que puedas organizarte mejor. 

2- ¡Avísale a tus compañeros tu disponibilidad! 

Una buena opción para darle seguimiento a tus horas de trabajo, las cuales pueden fácilmente incrementarse en modelos híbridos, es marcarlas en Google Calendar. Así, si alguien trata de agendar una reunión contigo, digamos, antes de las 9:00 am o después de las 6:00 pm, les llegará una notificación de que estás fuera del horario laboral. ¡Evita reuniones inesperadas y a deshoras! 

Si lo prefieres, también puedes establecer una ubicación de trabajo. Al marcar en tu calendario los días que estarás presente en la oficina, puedes ayudar a que tus colaboradores de trabajo, que prefieran tener una reunión presencial, elijan un momento durante ese día.

3- Reserva horarios para tus reuniones periódicas 

Si eres de los que suele tener reuniones de estado y siempre te cuesta encontrar horarios para ellas, quizás esta es tu solución. Con la función “Configurar citas”, podrás crear espacios desde 15 minutos hasta 2 horas (o incluso personalizar el tiempo) dentro de un bloque temporal deseado. 

Adicionalmente, puedes compartir un enlace a este bloque de citas para que personas externas a tu organización puedan agendar reuniones contigo por Meet o de forma presencial y recibir notificaciones de recordatorio. También puedes generar un botón que se inserte a tu sitio web con estos espacios en tu agenda. 

4- ¿Siempre se te olvida alguna tarea? 

Habilita la función Tareas en Calendar para mantener tu lista de tareas pendientes a la vista y dar un seguimiento puntual de ellas. Calendar permite ver tareas atrasadas y personalizar los cronogramas de recurrencia directamente. Esto te permite seguir de cerca y completar las tareas cada día, asegurándote de estar al día con tus responsabilidades.

5- ¿Te da ansiedad ver 175 correos electrónicos sin leer a primera hora de la mañana? 

¡Que no te pase! Las herramientas para filtrar los correos pueden te permiten configurar reglas en Gmail para redirigir los correos electrónicos a medida que llegan a tu bandeja de entrada. Recomendación: deja los emails de tus jefes con un filtro especial. 

6- Ponte al día sobre una reunión 

¿Sabías que Google Meet te permite ver la grabación de una reunión si no pudiste entrar a ella, ya sea por algún viaje de negocios o falta de disponibilidad por diferentes zonas horarias? 

También puedes utilizar las transcripciones automáticas de las reuniones en Meet en inglés, lo que significa que puedes obtener una idea general de la reunión sin ver el video completo. En el caso de no saber inglés, solo deberás llevar la transcripción al traductor de Google y listo.

Esperamos que estos consejos te ayuden en adelante a ahorrar tiempo y mejorar tu productividad.